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(普法宣傳)如何主動避免公司股東會會議流程瑕疵

發(fā)布時(shí)間:2018-11-14     瀏覽量:5396

如何主動避免公司股東會會議流程瑕疵

《公司法》規(guī)定,當(dāng)股東會會議的召集程序和表決方式違反法律、行政法規(guī)或者公司章程時(shí),所作的決議將面臨被撤銷的法律風(fēng)險(xiǎn)。而對于股東會會議的“召集程序和表決方式”的規(guī)定,《公司法》中的規(guī)定多集中于會議的通知、召集和召開,對于“表決方式”的規(guī)定僅寥寥數(shù)筆。如何主動避免會議在召集程序和表決方式上的瑕疵,值得關(guān)注。

一、《公司法》中的關(guān)注要點(diǎn)

(一)第38條:首次股東會會議由出資最多的股東召集和主持,依照本法規(guī)定行使職權(quán)。

(二)第39條:股東會會議分為定期會議和臨時(shí)會議。

定期會議應(yīng)當(dāng)依照公司章程的規(guī)定按時(shí)召開。代表十分之一以上表決權(quán)的股東,三分之一以上的董事,監(jiān)事會或者不設(shè)監(jiān)事會的公司的監(jiān)事提議召開臨時(shí)會議的,應(yīng)當(dāng)召開臨時(shí)會議。

(三)第40條:有限責(zé)任公司設(shè)立董事會的,股東會會議由董事會召集,董事長主持;董事長不能履行職務(wù)或者不履行職務(wù)的,由副董事長主持;副董事長不能履行職務(wù)或者不履行職務(wù)的,由半數(shù)以上董事共同推舉一名董事主持。

有限責(zé)任公司不設(shè)董事會的,股東會會議由執(zhí)行董事召集和主持。

董事會或者執(zhí)行董事不能履行或者不履行召集股東會會議職責(zé)的,由監(jiān)事會或者不設(shè)監(jiān)事會的公司的監(jiān)事召集和主持;監(jiān)事會或者監(jiān)事不召集和主持的,代表十分之一以上表決權(quán)的股東可以自行召集和主持。

(四)第41條:召開股東會會議,應(yīng)當(dāng)于會議召開十五日前通知全體股東;但是,公司章程另有規(guī)定或者全體股東另有約定的除外。

以上規(guī)定歸納關(guān)注要點(diǎn)為:1.確保足夠的提前通知時(shí)間;2.關(guān)注會議的提議召開主體;3.關(guān)注會議的召集和主持主體。

二、會議實(shí)踐中的操作要點(diǎn)

(一)確保充足的會議通知時(shí)間

《公司法》要求應(yīng)當(dāng)于會議召開十五日前通知全體股東,如果公司章程另有規(guī)定或者全體股東另有約定的,則從其約定。雖然《公司法司法解釋四》通過創(chuàng)設(shè)“輕微瑕疵裁量駁回制度”,對部分通知時(shí)間短于規(guī)定的決議予以維持,但從合規(guī)角度而言,確保符合法律或者公司章程規(guī)定的會議通知時(shí)間,是避免公司決議程序瑕疵的首要任務(wù)。

(二)切勿遺漏被通知股東

《公司法》要求會議召開前提前通知“全體股東”,一旦遺漏被通知股東,則構(gòu)成會議召集程序瑕疵。此處需對“全體股東”的范疇進(jìn)行歸納總結(jié):

1.未出資或未完全出資的投資人仍具有股東資格,應(yīng)納入公司股東范疇,須向其發(fā)出會議通知;

2.隱名股東無參會資格,公司并無通知其參會的義務(wù),如其已行使表決權(quán)且為公司認(rèn)可,該表決行為應(yīng)當(dāng)有效;

3.對于未登記但經(jīng)生效判決確認(rèn)的股東,應(yīng)納入公司股東范疇,須向其發(fā)出會議通知;

4.如公司自然人股東死亡,公司召開股東會會議時(shí),應(yīng)通知該自然人股東的全部繼承人參會。

(三)選擇恰當(dāng)?shù)臅h通知方式

法律雖然沒有限制會議通知的具體方式,但通知到每一位股東是召集人必須履行的法定義務(wù)。實(shí)踐中,較多股東會決議被撤銷也因部分股東稱“未收到會議通知”。會議通知未能實(shí)際到達(dá)參會人,或雖通知到參會人但未能保留相應(yīng)證據(jù),都可能被撤銷決議。因此,建議如下:

1.使用EMS郵寄方式送達(dá),并明確標(biāo)注“股東會會議通知”。實(shí)踐中確有僅標(biāo)注“文件”字樣,并未標(biāo)注是股東會會議通知或者是何種文件,對方股東抗辯稱收到的文件并非股東會會議通知而是關(guān)于其他事項(xiàng)的文件的案例(詳見(2015)青民二(商)初字第2465號)。

2.事先預(yù)留股東聯(lián)系方式,并經(jīng)股東本人簽字確認(rèn),避免無法有效送達(dá)的情形。

3.電子郵件亦是有效送達(dá)方式之一,可有效避免股東回避簽收的情形,可考慮與其他送達(dá)方式一并使用。

4.確有必要時(shí),應(yīng)當(dāng)采取公證送達(dá)的方式通知股東,避免因召集程序有瑕疵導(dǎo)致股東會作出的決議被撤銷。

(四)通知載明會議審議事項(xiàng)

為確保股東會決議效力,在發(fā)送相關(guān)會議通知時(shí),盡量列明審議事項(xiàng),以避免股東會決議效力受到質(zhì)疑。

(五)須有合法的會議召集人

根據(jù)《公司法》規(guī)定,有限公司設(shè)董事會的,股東會會議由董事會召集;不設(shè)董事會的,由執(zhí)行董事召集。董事會或者執(zhí)行董事不能履行或者不履行召集股東會會議職責(zé)的,由監(jiān)事會或者不設(shè)監(jiān)事會的公司的監(jiān)事召集;監(jiān)事會或者監(jiān)事不召集的,代表十分之一以上表決權(quán)的股東可以自行召集。

顯然,股東會的合法召集人如上,且存在法定的“先后順序”。特別是股東的自行召集,必須以董事會(執(zhí)行董事)、監(jiān)事會(監(jiān)事)不能履行或不履行職責(zé)為“前置”條件,股東未經(jīng)前置程序即自行召集股東會會議可能構(gòu)成非法。

(六)須有合法的會議主持人

同上,《公司法》規(guī)定的股東會主持人為董事長或執(zhí)行董事;在董事會或者執(zhí)行董事不能履行或不履行職責(zé)時(shí),方由監(jiān)事會或監(jiān)事主持;在監(jiān)事會或監(jiān)事不能履行或不履行職責(zé)時(shí),方由代表十分之一以上表決權(quán)的股東自行主持。

三、臨時(shí)會議召開的特別要點(diǎn)

(一)根據(jù)《公司法》規(guī)定,代表十分之一以上表決權(quán)的股東,三分之一以上的董事,監(jiān)事會或者不設(shè)監(jiān)事會的公司的監(jiān)事提議召開臨時(shí)會議的,應(yīng)當(dāng)召開臨時(shí)會議。

(二)上述人員享有的僅是臨時(shí)會議召開的“提議權(quán)”,并非直接召開的權(quán)利,其必須先行向享有召集權(quán)的機(jī)構(gòu)提出“提議”,而不能徑直召開。

(三)臨時(shí)會議的召集、主持等仍應(yīng)嚴(yán)格遵照公司法規(guī)定的程序進(jìn)行。臨時(shí)股東會的召集、主持也是遵循“董事會(執(zhí)行董事)→監(jiān)事會(監(jiān)事)→1/10以上的股東”這一順序進(jìn)行。

當(dāng)前,隨著《公司法司法解釋四》的實(shí)施,部分“召集程序或者表決方式僅有輕微瑕疵,且對決議未產(chǎn)生實(shí)質(zhì)影響的”決議將被維持,此即“輕微瑕疵裁量駁回制度”。同時(shí),隨著“決議不成立”類型的出現(xiàn),更多在“表決方式”方面存在瑕疵的決議將被劃入決議不成立的類型之內(nèi)。無論如何,公司各機(jī)構(gòu)及股東應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行公司決議的程式性要求,在法律規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)作出公司決議。

(來源:微信公眾號法務(wù)部)

 

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